Organice la oficina para que todos disfruten las vacaciones

Delegar tareas puede parecer la decisión más acertada cuando alguien deja su puesto de trabajo para irse de vacaciones. Sin embargo, no siempre es tan sencillo.

Gina de Castro, asistente de gerencia en una empresa nacional, por ejemplo, antes de sus vacaciones debe capacitar a quien asumirá sus responsabilidades. “El año pasado entrené a una pasante, que fue muy eficiente, pero cuando tenía alguna situación que no podía manejar me consultaba directamente por teléfono”, comenta.

Hoy en día, la tecnología no permite a los empleados desconectarse completamente de su trabajo. Pero todo depende de cómo se organice la oficina y qué medidas se tomen para dejar todo en orden, explica Raquel Madrid, jefa del Departamento Contable y de Recursos Humanos de Plameri SA.

Otro de los obstáculos antes de salir de vacaciones es que, generalmente, el empleado concentra varias funciones. A la hora de traspasarlas a un delegado se corre el riesgo de que no las cumpla correctamente, ya sea por inexperiencia, falta de conocimiento o de un asesoramiento previo.

Hay recomendaciones que tienen que ver con la limpieza del puesto de trabajo, dice Madrid. De esta forma, el empleado evita que a su regreso pierda documentos importantes.

Ella aconseja: eliminar los elementos innecesarios, poner en orden sus herramientas y materiales de trabajo, de tal forma que sepa en qué cajón, casillero o repisa encontrarlas y finalmente limpiar sus máquinas y escritorio.

No hay nada mejor que regresar de sus vacaciones y encontrar un espacio ordenado y limpio.

Los ‘tips’ para las vacaciones
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Delegar sus funciones. 
Lo recomendable es que el empleado pueda elegir a una persona de confianza para que asuma sus funciones. De no ser así, cualquier otra persona debe estar debidamente capacitada.

Elaborar un instructivo. 
Quien ocupe su puesto temporalmente debe tener todas las recomendaciones. De ser necesario, podría disponer de un instructivo que le advierta de posibles inconvenientes y soluciones a problemas que se puedan presentar.

No dejar trabajo pendiente. 
De ese modo se evitan llamadas o mensajes pidiendo asesoramiento sobre casos no resueltos.

Avisar de sus vacaciones a terceros. 
Es importante que los clientes o personas externas a la empresa conozcan que el empleado estará de vacaciones, de esta forma se evita que lo contacten en sus días de descanso.

Desconectarse. 
Lo más sano es desconectarse de llamadas y mensajes. Pedir comunicarse únicamente en casos de emergencia.